Comment organiser sa prospection avec Notion (template gratuit)

Notion est l'outil préféré des freelances pour s'organiser. Voici comment créer un système de prospection efficace, avec un template prêt à l'emploi.

Pourquoi Notion pour la prospection ?

Avantages

• Gratuit pour un usage personnel
• Flexible : Adaptable à vos besoins exacts
• Centralisé : Tout au même endroit
• Collaboratif : Si vous travaillez en équipe
• Multi-support : Web, desktop, mobile

Limites

• Pas un vrai CRM : Pas d'automatisations avancées
• Manuel : Saisie des données à la main
• Pas d'intégration LinkedIn native

Architecture du système

Les bases de données

Notre système repose sur 3 bases de données liées :

Contacts ← Opportunités → Entreprises

Base "Contacts"

Les personnes que vous contactez.

Base "Entreprises"

Les entreprises ciblées.

Base "Opportunités"

Le cœur du CRM : les missions en cours de prospection.

Le pipeline (statuts)

Configurez ces statuts dans la propriété "Statut" :

Vues recommandées

Vue Pipeline (Kanban)

La vue principale.

• Type : Board (Kanban)
• Groupé par : Statut
• Filtres : Masquer "Gagné" et "Perdu" après 30 jours
• Tri : Prochaine action (ascendant)

Vue Relances du jour

Pour ne rien oublier.

• Type : Table
• Filtre : Prochaine action = Aujourd'hui
• Tri : TJM estimé (descendant)

Vue Contacts récents

Suivi des interactions.

• Type : Table
• Groupé par : Source
• Tri : Dernière interaction (descendant)

Vue Entreprises cibles

Prospection stratégique.

• Type : Table
• Filtre : Intérêt = "Chaud" ou "Tiède"
• Tri : Nombre d'opportunités (descendant)

Configuration pas à pas

Étape 1 : Créer les bases

1. Créez une nouvelle page "CRM Freelance"
2. Ajoutez 3 bases de données : Contacts, Entreprises, Opportunités
3. Configurez les propriétés comme indiqué ci-dessus

Étape 2 : Lier les bases

1. Dans "Contacts", ajoutez une relation vers "Entreprises"
2. Dans "Opportunités", ajoutez une relation vers "Contacts"
3. Dans "Opportunités", ajoutez une relation vers "Entreprises"

Étape 3 : Créer les vues

1. Pour chaque base, créez les vues recommandées
2. Configurez les filtres et tris
3. Personnalisez les colonnes affichées

Étape 4 : Créer le dashboard

1. Créez une page "Dashboard Prospection"
2. Ajoutez des vues liées (linked views) de chaque base
3. Arrangez en colonnes ou sections

Workflow quotidien

Matin (10 minutes)

1. Ouvrir la vue "Relances du jour"
2. Traiter chaque ligne : Envoyer le message, mettre à jour le statut
3. Vérifier le pipeline : Des opportunités bloquées ?

Après chaque interaction

1. Mettre à jour la fiche contact : Notes, dernière interaction
2. Avancer le statut si nécessaire
3. Planifier la prochaine action

Vendredi (30 minutes)

1. Revue du pipeline : Opportunités mortes à archiver ?
2. Préparer la semaine suivante : Qui relancer ?
3. Nettoyer : Doublons, infos obsolètes

Automatisations avec Notion

Rappels automatiques

Utilisez les rappels de date Notion :

• Sur "Prochaine action", ajoutez un rappel
• Notification le jour J

Formules utiles

Jours depuis dernier contact

dateBetween(now(), prop("Dernière interaction"), "days")

Valeur du pipeline

if(prop("Statut") == "Gagné", prop("TJM estimé") * 220 * 0.5, 0)

Alerte relance

if(dateBetween(now(), prop("Prochaine action"), "days") > 0, "⚠️ Retard", "✓")

Template prêt à l'emploi

Structure du template

📁 CRM Freelance
├── 📊 Dashboard
│   ├── Pipeline (vue Kanban)
│   ├── Relances du jour
│   └── Stats rapides
├── 👥 Contacts
│   ├── Tous les contacts
│   ├── Par source
│   └── Dernières interactions
├── 🏢 Entreprises
│   ├── Toutes les entreprises
│   ├── Entreprises cibles
│   └── Par secteur
└── 💼 Opportunités
    ├── Pipeline complet
    ├── En cours (actif)
    ├── Gagnées
    └── Historique

Comment l'obtenir

Vous pouvez recréer ce template en suivant les instructions ci-dessus, ou utiliser un outil comme OpportunIA qui intègre un CRM pipeline spécifiquement conçu pour les freelances IT.

Limites de Notion pour la prospection

Ce que Notion ne fait pas

• Pas de scan LinkedIn : Vous devez copier-coller manuellement
• Pas de templates de messages dynamiques
• Pas d'automatisation des relances
• Pas de scoring des opportunités

Quand passer à un outil dédié

Si vous :

• Gérez > 50 opportunités actives
• Passez > 1h/jour sur la prospection
• Voulez automatiser le scan LinkedIn
• Voulez du scoring IA

→ Envisagez un outil dédié comme OpportunIA.

Bonnes pratiques

1. Mise à jour systématique

Après chaque interaction :

• Mettez à jour immédiatement
• Ne remettez pas à plus tard
• 30 secondes maintenant > 5 minutes demain

2. Notes contextuelles

Notez ce qui vous aidera dans 3 mois :

• Contexte de la conversation
• Points clés évoqués
• Ce qui a résonné avec le contact

3. Revue régulière

• Quotidienne : Relances du jour
• Hebdomadaire : Pipeline complet
• Mensuelle : Nettoyage et analyse

4. Tags cohérents

Définissez vos tags à l'avance :

• Secteurs : Fintech, E-commerce, Santé...
• Sources : LinkedIn, Malt, Réseau, Événement...
• Technos : React, Node, AWS...

Conclusion

Notion est un excellent point de départ pour organiser sa prospection freelance :

1. Gratuit et flexible
2. Suffisant pour < 50 opportunités
3. Évolutif selon vos besoins

Commencez simple, puis enrichissez votre système au fil du temps. L'essentiel est d'avoir un outil que vous utilisez réellement.

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